Nous sommes à la recherche pour notre client basé à HAD SOUALEM, le profil suivant: Assistante de direction.

Mission: 

• Gestion de l’agenda et les courriers du DG, de DGA du groupe.
• Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l’établissement.
• Gestion du courrier en liaison avec l’Assistante administrative.
• Assurer l’interface entre la DG et les différents services.
• Préparation et préparation des parapheurs des documents à signer pour la direction.
• Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations...), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser.
• Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du groupe (annuaire et organigramme institutionnel,…).
• Assurer le lien avec le comité de direction.
• Procède à la saisie de documents, à la gestion des messages électroniques et au traitement du courrier.
• Définit les commandes de fournitures, de matériel, de consommables et veille à la conformité des livraisons.
• Mettre en place des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les tient à jour.
• Assurer la gestion des demandes de réservation de la salle de réunion.
• Organisation en lien avec la logistique et l’assistante de direction des réceptions de personnalités accueillies par le groupe.
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations.
• Appui ponctuel aux chargés de missions de la DG.
• Planifier, préparer et assister différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (réunions chefs de services...).
• Assurer la gestion des commandes de fournitures.
• Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...).
• Faire l’interface entre les prestataires extérieurs et la direction (cabinet juridique, assurance,  fournisseurs, clients, administrations…).
• Etudie et fait suivre les notes de service, les décisions, les contrats en interne et en externe.
• L’assistante de direction intervient dans de nombreux domaines tels que les services généraux, les achats, l’événementiel, la sécurité, le management… 
• Assurer le suivi des présences et absences du personnel du groupe.
• Accueil des fournisseurs étranger (Réservation hébergement, restauration, transport, …).
• Gestion des déplacements des cadres de la société soit à l’intérieur qu’à l’extérieur du pays (Visa, réservation hôtel, dotation devises, Billetterie, …).
• Constitution et préparation de tous autres dossiers pour la direction générale.

Relations fonctionnelles :

• Internes :   Tous les services
• Externes :   Fournisseurs, prestataires,…

• Niveau d’étude : Bac +2/4
• Expérience : 2 ans et plus

Salaire : 3500-4000

Transport assuré d’Ouelfa