Poste :

Exécuter toutes les tâches administratives quotidiennes de l'unité commerciale

• Gérer le calendrier du DG, interagir avec les cadres, consultants et assistants internes et externes pour coordonner les réunions.
• Répondre et diriger tous les appels entrants vers la partie appropriée rapidement et efficacement.
• Communiquer et gérer les communications électroniques entrantes et sortantes
• Filtrez les e-mails entrants et les distribuer aux membres de l'équipe concernés pour action ou suivi.
• Suivi des tâches : Non seulement à travers le prisme de l'envoi d'emails, mais vers l'aide aux échéances/rappels.
• Aider le directeur général à préparer le matériel de présentation : doit inclure la collaboration/la coordination avec les autres membres de l'équipe pour le développement du contenu.
• Traiter la correspondance de routine unité/fonction.
• Commander des fournitures de bureau au besoin

Coordonner les réunions du DG pour assurer une utilisation efficace du temps et de l'espace

• S'assurer que les réunions sont programmées efficacement afin que le directeur général utilise son temps à bon escient.
• Réserver des salles et des lieux de réunion.
• Réserver des salles de conférence si nécessaire.
• Suivi avec les collègues avant (préparation) et après la réunion (Procès-verbal de réunion + suivi du plan d'action).

Veiller à ce que le contrôle des documents et les politiques et procédures internes soient suivies

• Créer des numéros d'exécution et des protocoles de classement pour faciliter les processus de contrôle des documents
• Classer les documents et les contrats en version électronique au besoin
• Traiter les factures
• Préparer les documents de référence et le courrier sortant
• S'assurer que tous les dossiers du bureau sont gérés selon des processus confidentiels et internes
• Examiner et résumer les rapports et les documents
• Prendre des notes de réunions et les distribuer.

 

Profil recherché :

• Trilingue Arabe-Français-Anglais

• Capacité à hiérarchiser et à organiser grâce à d'excellentes compétences en gestion de calendrier, y compris la coordination de réunions exécutives complexes.

• Capacité à travailler dans un environnement complexe et sous pression

• Solide connaissance de MS Office, y compris Word, Excel, PowerPoint et Outlook

• Un plus serait la capacité d'écrire en arabe et d'utiliser des claviers arabes.