Poste :

Assurer les missions de gestion et d'assistanat administratif du Global Studies Center:

• Assurer la coordination générale au sein du collège et des établissements ainsi que la communication avec le R&H, R&D et les pôles académiques en du collège.
• Gérer l'agenda de la direction du Global Studies Center.
• Assurer la programmation du calendrier des événements du Global Studies Center.
• Assurer la logistique des événements organisés par le Global Studies Center (gestion des salles, capture d'image, réservation d'hôtels, billets d'avion, pause-café, supports de communication, déplacements des invités …)
• Assurer l'organisation et le suivi des missions et des activités des doctorants, chercheurs et invités.
• Etablir les diverses attestations demandées par les doctorants et les participants aux évènements.
• Assurer la gestion et le suivi administratif en lien avec les divers fournisseurs.
• Concevoir des outils de suivi et tableaux de bord.
• Participer à l'élaboration du budget du Global Studies Center et en assurer le suivi.
• Préparer les dossiers des stagiaires et doctorants du Global Studies Center et assurer le suivi administratif auprès des RH et DAF.
• Mise à jour des listes diverses du personnel du Global Studies Center.
• Accueil front office, téléphonique et électronique des enseignants chercheurs, doctorants et stagiaires du Global Studies Center.
• Suivi des heures réalisées par les doctorants au sein des engagements académiques et de l'École doctorale.
• Coordonner avec la communication et la DSI à l'alimentation et la gestion du site web du Global Studies Center.
• Garantir l'organisation et le classement d'archivage des documents du Global Studies Center.
• Assurer le secrétariat général du Global Studies Center.
• Participer au bilan budgétaire de fin d'année et à la proposition du budget de l'année suivante;
• Participer à l'alimentation du rapport annuel du Global Studies Center
   

Profil recherché :

Bac+5 en Management et/ou Gestion des Entreprises ou diplôme équivalent avec au minimum de 5 ans d'expérience dans un secteur similaire (Université, Etablissement de recherche, Etablissement d'enseignement supérieur, …)

Compétences et savoirs :

• Aptitude à exercer des responsabilités et à gérer les imprévus
• Maitrise des programmes et outils informatiques pour la bureautique
• Autonomie dans la réalisation des activités confiées et gestion des priorités
• Savoir trouver l'information si nécessaire et la partager
• Sens des relations humaines
• Réactivité
• Confidentialité