Poste :

Vous aurez pour mission de gérer tous les aspects administratifs liées au déroulement des programmes de formations continues.

A ce titre, vous serez chargé (e) de :

• Gérer la relation avec les participants
• Assurer toute la relation administrative avec les participants et les informer des possibilités d'aide au financement de la formation continue;
• Etre à l'écoute permanente des participants;
• Préparer les supports, fiches de présence, fiches et questionnaires d'évaluation;
• Informer à temps et par tous les moyens possibles les participants de la planification, des changements d'emploi du temps et des absences des intervenants;
• Assurer la réalisation et la reproduction des supports pédagogiques;
• Contrôler l'assiduité des participants;
• Affecter les salles de formation;
• Alimenter la plateforme électronique en support de cours;
• Communiquer aux participants les supports, guides, mot de passe, codes et autres outils pédagogiques;
• Informer à temps les participants sur le planning des soutenances;
• Gérer la relation avec les intervenants:
• Maintenir la base des informations administrative des intervenants;
• Suivre les emplois du temps avec les intervenants;
• Assurer les relations administratives avec les intervenants;
• Relancer les intervenants par téléphonique/ mail pour la réalisation hebdomadaire des formations;
• Relancer les intervenants pour les supports de formation;
• Envoyer et récupérer les copies des PFE auprès des intervenants;
• Gérer la relation avec le Directeur de la Formation Continue:
• Saisir chaque semaine les absences des participants et envoyer le récapitulatif des absences à la fin du mois au responsable des études;
• Administrer et récupérer les fiches de présence, d'évaluation, de suivi des PFE, de vacations et tous les documents de gestion administrative des formation continues;
• Mettre en règlement, suivre avec les services financiers les vacations du mois et gérer les réclamations en découlant;
• Gérer les documents administratifs liés aux mémoires;
• Etablir un récapitulatif des mémoires par type de formation continue;
• Organiser les soutenances. 

Profil recherché :

De formation Bac + 4/5 avec une expérience minimum de 2 ans dans un poste similaire et une bonne connaissance des mécanismes d'aide à la formation continue de type OFPPT, etc.

Qualités
Organisation, Esprit d'équipe, Rigueur.