Poste :

Vous aurez pour mission de gérer tous les aspects administratifs liées au déroulement des programmes de formation.
A ce titre, vous serez chargé(e) de :
• En relation avec les clients :
- Assurer toute la relation administrative avec les participants.
- Accompagner les participants lors des formations, suivre et organiser les aspects logistiques (restauration, hébergement, etc.).
- Être à l'écoute permanent des participants.
- Communiquer les horaires des sessions de formation et les modifications aux participants.
- Préparer et faire le suivi des fiches de présence, fiches d’évaluation, etc.
- Assurer la réalisation et la reproduction des supports pédagogiques.
- Préparer les salles de formation.
- Alimenter la plateforme électronique en support de cours et autres informations.
- Communiquer aux participants les supports, guides, mot de passe, codes et autres outils pédagogiques.
- Préparer les biographies des participants.
- Préparer les attestations et les certificats de fin de formation.
• En relation avec les intervenants :
- Assurer les relations administratives avec les intervenants et centraliser les documents administratifs : Contrat, CIN, RIB, CV, etc.
- Commander la réservation après validation du Chef de Projet, des billets d'avion, de l'hôtel et des transferts pour les intervenants étrangers.
• En relation avec le chef de projet :
- Saisir les absences des participants et envoyer le récapitulatif des absences quotidiennement au Chef de Projet.
- Administrer et récupérer les fiches de présence, d’évaluation, de vacations et tous les documents de gestion administrative des programmes de formation.
- Assister le Chef de Projet pour la préparation des rapports de formation.
- Assurer l’archivage des documents relatifs aux projets clôturés.
- Assister à la conception, à la rédaction et à la production des documents, des lettres, des formulaires, etc.
- Concevoir graphiquement les supports à caractères informatif ou promotionnel dans le respect de la charte graphique de l’Université.
- Concevoir et gérer la bibliothèque "image" de la DCF.
 

Profil recherché :

De formation Bac+3 en management et/ou gestion des entreprises avec Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire.

Qualités :

• Bonne présentation,
• Sens de l’organisation,
• Disponibilité,
• Fléxibilité,
• Rigeur,