Nous sommes une entreprise qui s'installe à la ville de Laayoune et qui cherche une Assistante administrative dont ses missions:
• Gestion de l’Agenda de direction.
• Organiser les rendez-vous, le planning du directeur et filtrer les appels et accueils physiques.• Gestion du courrier en liaison avec la Direction.
• Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes…...• Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du cabinet (annuaire et organigramme institutionnel).
• Traiter et transmettre les décisions, les notes de services, les contrats en interne et en externe.• Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l’équipe.
• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, PV,réservations…).• Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques.
• Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier…..)• Concevoir des outils de suivi d’activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour.
• Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l’archivage, au classement des documents• Réaliser le suivi administratif et comptable des dossiers
• Etablir les commandes de matériel, de fourniture, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.• Organiser et suivre les conditions d’exécution de contrats de maintenance.
• Coordonner l’activité d’une équipe.